УТВЕРЖДАЮ:
Директор МБОУ СОШ №37
Н.И. Грановская
Приказ № 152 от 31 августа 2020 г.

Должностная инструкция секретаря
1. Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия,
ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о
законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную
проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном
действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор
организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник,
утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
- Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
- Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
- Правила ведения делопроизводства;
- Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного
русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой
документации;
- Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны
распорядительных документов;
- Основы организации трудовых процессов;
- Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем,
дресс-кода и т.п.;
- Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть
прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
- Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему
распорядку.
2. Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
- Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
- Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий
руководителя, их организация;
- Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений,
транспорта и т.д.
- Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений,
доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также
доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
- Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
- Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
- Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и
отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием
передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
- Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
- Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках
и повреждениях;

- Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к
руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
- Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
- Прием и отправка писем;
- Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования
руководителя;
- Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
- Участие в общих собраниях и совещаниях;
- Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного
микроклимата.
3. Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности
труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм
по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую
касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных
подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой
организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и
коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни
или здоровью что-либо угрожает.
4. Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства)
предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а
также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов
руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных
сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего
распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со
стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия
уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
5. Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового
распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах
города, так и в другие регионы.
6. Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его
работой.
_________________
дата

___________________
подпись

_____________________
Ф.И.О.